請求書の書式は宛先や請求明細などの大体9つに分けられます
請求書の書式は宛先、発行日または提出日、提出者または作成者、請求書タイトル、あいさつ文、振り込み先、振込手数料、振込日、請求明細というふうに分けられます。 また請求書は一度、エクセルやワードを使ってテンプレートを作成しておくと請求書を作るたびに作成しなくて良いので便利です。請求書の書式を覚えて、エクセルなどで事前に作成しておきましょう。
では請求書の書式の詳細を説明します。まず「宛先」ですが、宛先には会社宛と部署宛で書き方が少々異なってきます。会社宛の場合ですと「○○株式会社御中」と書き、部署宛の場合ですと「○○株式会社経理部経理課御中」などのよに書きます。
また、セロ窓封筒に入れて郵送する場合には郵便番号と住所も必要になってきます。次に発行日or提出日ですが、これは締め日を記載するケースが多いので事前に確認しておきましょう。
提出者or作成者に関しては経理担当者が印鑑を押し、会社同士の取引の場合は社名を記載したのち少しずらして社印を押します。
作成者のみの印鑑の場合は右寄せで、上司による承認印は連判という形で捺印します。はっきりとした場所が分からないという方は、インターネットで請求書の書式についてのサイトがいくつかありますから参考にしてみると良いかと思います。
請求書タイトルは大きめの字で宛名の下あたりに記載
請求書タイトルは大きめの字で宛名の下あたりに記載します。
あいさつ文は請求書の場合と兼口座振替のお知らせの場合とで少し内容が異なってきますので、こちらも詳細が記載されたサイトなどで例文を確認してみると良いかと思います。
前者ですと「平素は格別のお引き立てに～」というふうに、後者は「日頃は○○をご利用頂き誠にありがとうございます～」などというふうに書くのが基本です。
振り込み先には振込先を、振込手数料は必要な場合のみ記載します。その際は「恐れ入りますが振込手数料はご負担ください」などのように記載します。 振込日は振り込み期限ですね。
請求明細は明細記入欄に商品名や単価、数量などを記載し、むずかしいものの場合は「一式」と記します。普段はあまり使われることがありませんが、明細欄を作らず別途合計請求書というものをつけるケースもあります。
以上が基本的な書式になります。
いまいちよく分からないという方は書式サイトを参考にして、エクセルなどでひな形を作成しておくとたいへん便利ですよ。もちろん慣れている方もひな形を作成しておくことで手間が省けて便利です。何度も必要とする場合は作成して保管しておきましょう。